Colaboração e sincronização de arquivos e documentos

Velocidade em comunicação dentro de empresas mudou muito nos últimos anos graças as plataformas de colaboração e sincronização de arquivos e documentos que agora estão disponíveis e que alguns anos atrás nem existiam.
Representantes de diversos departamentos de uma empresa podem se valer de informações compartilhadas para planejar e atuar. Ter as informações desejadas atualizadas a disposição faz toda a diferença para todos, tanto para o pessoal do marketing e vendas, quanto para os executivos. A colaboração em diferentes níveis e por diferentes pessoas de departamentos diferentes pode ajudar a expandir rapidamente projetos internos e trazer resultados mais favoráveis.

O nível de colaboração pode variar muito, tendo arquivos que são restritos a grupos menores, mas é muito comum que informações ultrapassem os limites dos grupos de trabalho que atuam dentro de uma empresa em funções muitas vezes totalmente diferentes. Por exemplo pode ser comum que arquivos gerados e mantidos no marketing acabem sendo utilizados e verificados com frequência pela equipe de vendas.

Poder colaborar em um grupo para alterar e aprimorar informações em arquivos e documentos faz com que todos envolvidos possam estar sempre atualizados em relação ao tópico e assunto em questão. A velocidade de acesso a informação e distribuição da informação entre aqueles que dependem da informação e geram a informação é muito rápida e portanto as vantagens também se tornam evidentes nos resultados obtidos entre grupos que compartilham de maneira eficiente e com metodologias em ferramentas que permitem o trabalho fluir sem dificuldades.

 

Existe claro aqueles que preferem não utilizar ferramentas online na nuvem pelo risco de ter as informações capturadas por olhos curiosos, mas existem também aqueles que preferem utilizar a nuvem para compartilhar e manter informações atualizadas justamente para poder acessar de qualquer lugar. Independente da forma como é utilizado o compartilhamento e colaboração de arquivos, de forma interna e reservada ou na nuvem, os resultados na velocidade de resolução e acessibilidade a informações são sempre a chave para fazer negócios e tomar decisões com um melhor embasamento.

Existem hoje centenas de ferramentas que permitem a colaboração em  gerenciamento de arquivos e informações e este tipo de recurso está se tornando cada vez mais presente dentro das empresas. São ferramentas deste tipo que de certa forma representam o futuro da informação, a final ter arquivos independentes para cada versão e atualização pode trazer o caos rapidamente em um ambiente de trabalho competitivo onde ter informações atualizadas está se tornando cada vez mais necessário.

O mundo conectado traz velocidade, e esta velocidade está sendo também exigida dentro das empresas.

Outra vantagem é a economia de espaço em disco para todos em se utilizar estas ferramentas, ao contrário de existirem centenas de documentos sobre o mesmo assunto com os mesmos dados distribuídos através dos computadores da empresa em várias mesas diferentes, agora todos podem utilizar o mesmo documento e atualizar o mesmo documento, facilitando muito a vida de todos e ao mesmo tempo assegurando que todos envolvidos no processo, tanto de produção das informações quanto na visualização das informações possa ocorrer de forma organizada e centralizada.

Sistemas online como o Google Drive, permitem o compartilhamento de arquivos de diversas formas, podendo alguns ter acesso apenas de leitura, enquanto outros podem acessar para editar, com até mesmo comunicação paralela e avisos de modificações, gerando um histórico prático e compreensivo das alterações. É possível ver as informações sendo atualizadas pelas pessoas do grupo acessando o arquivo em tempo real e poder inclusive comentar e informar necessidades de alterações futuras.

Apesar de existirem ferramentas gratuitas para gerenciamento de arquivos na nuvem, geralmente estas ferramentas também possuem versões pagas e customizáveis que permitem a uma empresa ter sua marca e sua equipe com acessos exclusivos e espaços de armazenamento contratados.
Para as empresas do futuro, investir em tecnologias que asseguram a produção e acesso a informações em tempo real já é uma realidade agora e portanto não há mais por que esperar. Migrar o mais rápido quanto for possível para estas plataformas pode começar a trazer bons resultados rapidamente, por isso vale a pena implementar este tipo de ferramenta e esta mentalidade de compartilhamento e produção de informações dentro das empresas.